Gemeente Grimbergen gaat als eerste van start met Docleas

Vandaag (5 mei) was het zover: de eerste officiële opstart van Docleas in de Vlaamse gemeente Grimbergen (40.000 inwoners) wordt werkelijkheid. Zowel de dienst bevolking, ruimte en het energie & woonloket nemen als pionier de drie modules van Docleas in gebruik: Afspraken, Digitaal Onthaal en Klantenbegeleiding. Hiermee zet de gemeente een stevige stap richting een efficiënter, klantvriendelijker en overzichtelijker loketbeheer – zowel in het gemeentehuis als in het sociaal huis. 

Eén oplossing, drie krachtige modules

Wat Docleas uniek maakt, is de integratie van verschillende noden binnen één gebruiksvriendelijk systeem. De drie modules vullen elkaar perfect aan:

• Afspraken: burgers kunnen online of aan de kiosk zelf hun bezoek plannen, waardoor wachttijden verminderen en de dienstverlening beter voorspelbaar wordt.
• Digitaal Onthaal: met een intuïtieve kiosk kunnen de bezoekers zich bij aankomst vlot registreren en ze worden meteen doorverwezen naar de juiste dienst en/of wachtzaal.

 

• Klantenbegeleiding: dankzij een combinatie van wachtzaalschermen en deurschermen verloopt de begeleiding naar de juiste loketmedewerker of vergaderzaal vlot en transparant.

Deze totaaloplossing zorgt voor een professionele uitstraling én een aangenamere ervaring voor de burger.

Ook externe bezoekers vlot ontvangen met ‘3e Bezoeker’-module

Naast de standaardmodules zet Grimbergen ook in op de ‘3e Bezoeker’-module. De module laat toe om externe bezoekers, zoals aannemers of leveranciers, op een efficiënte manier te ontvangen. Wanneer er een afspraak wordt ingepland, ontvangt de externe bezoeker automatisch een QR-code via e-mail. Bij aankomst scant men deze QR-code aan de kiosk, waarna de betrokken medewerker onmiddellijk verwittigd wordt van de aankomst. Zo combineert de gemeente veiligheid, controle én gastvrijheid in één slimme oplossing.